Tại thời điểm kiểm tra trên xe vận chuyển gỗ xẻ Gụ lau nhóm IIA, lái xe xuất trình hồ sơ lâm sản gồm:
01 Bản chính bảng kê lâm sản do công ty TNHH MTV Mười Linh Hiếu có địa chỉ tại phường Bến Thủy, TP Vinh, tỉnh Nghệ An lập ngày 23/6/2021; Hóa đơn bán hàng số 0000199 lập ngày 23/6/2021; hồ sơ nguồn gốc lâm sản nhập khẩu từ Lào theo tờ khai Hải quan số 104058641300, ngày 31/5/2021.
Tuy nhiên, đối chiếu hồ sơ cho thấy Bảng kê lâm sản không ghi tổng hợp số lượng, khối lượng và chữ ký của chủ lâm sản ở cuối mỗi trang, có dấu hiệu vi phạm điểm đ, Điều 5, Thông tư số 27/2018/TT-BNNPTNT ngày 16 tháng 11 năm 2018 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn Quy định về Quản lý, truy xuất nguồn gốc lâm sản; ngoài ra một số thanh, tấm gỗ trên mặt cắt có số hiệu, ký hiệu nhưng không có trong Bảng kê lâm sản. Tổ công tác đã lập biên bản kiểm tra lâm sản số 000407/BBKTLS và yêu cầu lái xe đưa xe về trụ sở Đội Kiểm lâm cơ động 1 Thanh Hóa để làm rõ.
Lái xe Hoàng Văn Nghĩa trình bày: Khi nhận vận chuyển lâm sản từ Nghệ An ra huyện Ý Yên, tỉnh Nam Định, công ty Mười Linh Hiếu giao số hồ sơ gỗ và ủy quyền cho ông trực tiếp làm việc với Đội Kiểm lâm cơ động và PCCCR số 1.
Kiểm tra thực tế trên xe vận chuyển 241 thanh gỗ xẻ Gụ lau, khối lượng = 41,573 m3. Trong đó, có 237 thanh, khối lượng 41,059m3 có số hiệu, kích thước, chủng loại phù hợp với Bảng kê lâm sản; Nhưng có 04 thanh gỗ xẻ Gụ lau, khối lượng = 0,514m3 không ghi ký hiệu trong bảng kê là chưa phù hợp quy định.
Qua hồ sơ lưu giữ xác định trước đó, ngày 23 tháng 6 năm 2021 Công ty TNHH MTV Mười Linh Hiếu cũng đã bị Đội Kiểm lâm cơ động và PCCCR số 1 xử phạt 7.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm về quản lý hồ sơ lâm sản trong “Vận chuyển, mua bán, cất giữ, kinh doanh chế biến lâm sản”. Vì việc tái phạm nên Đội trưởng Đội KLCĐ&PCCCR Số 1 đã xử phạt với hình thức cao nhất trong khung.